忙しいが口ぐせの人はいませんか？
さて、今回はやたら会社に出没する「忙しい忙しいを連呼する人たち」のために、忙しくならないようなコツを紹介しようと思う。
忙しいの？忙しくしてるの？
- いやー、今週いそがしくって〜
- 最近いそがしくてさ〜、まいっちゃうよ〜
- オレがあと１人いればな〜、あーいそがし～
不思議なもので「忙しいアピール」が、なんとなくかっこいいと思える瞬間がある。
昔、ガラケーだった時代は折り畳み携帯をパチンと閉める音をわざと大きくして、オレって忙しくてかっこいいアピールをしていた私としては、痛いほどその気持ちが分かる。
しかしながら、かっこいいと思っているのは自分だけで、周りはかっこいいどころか冷ややかな目で見ているもの。ある意味ダメリーマンの特徴の１つと言えなくもない。
こういうわざと「忙しいアピール」している人は置いといて、ここから先はガチで忙しくてパンパンになって困っている人にぜひ読んでもらいたいと思う。
効率化しよう
かの有名な経営学者でマネジメントの生みの親でもあるピーター・ドラッカーは、そもそも「仕事の４分の１は無駄なもの」と言っている。
効率化のポイントはその４分の１をやらない、または誰かにやってもらうことに尽きるのだろう。つまり、その４分の１を探し出す作業が必要なのだ。
整理・整頓
まずは断捨離しよう。ちなみ整理と整頓は意味が違う。
整理とは、いらないものといるものを分けていらないものを捨てること。整頓とは、必要なものをすぐ使えるように配置すること。つまり、整理が先で整頓が後。
単純に書類や服などの物質に限らず、パソコンのデスクトップやスマホの電話帳、もっと言えば人間関係も整理整頓しておきたい。
優先順位
仕事には優先順位がある。その基準はある程度明確にしておいた方が良い。
| 緊急度低 | 緊急度高 | |
| 重要度高 | 自分でやる | 制御不能 |
| 重要度低 | やらない | 誰かにやってもらう |
「重要度高・緊急度高」のところには仕事を入れてはならない。
なぜならそこはアンコントロールなところだから。もう何もかもほったらかしてやらなきゃいけないレベルの場所だから優先順位もくそもない。
以上を踏まえると、最優先でやるべきは「重要度高・緊急度低」の一択。
そして「重要度低・緊急度低」は、やらないことも検討する。さらに「重要度低・緊急度高」は、自分ではやらずに誰かにやってもらったほうが良い。
解決思考
まず、大前提として「自分で解決できないものは悩まない」ということは押さえておこう。
例えば相手の気持とか、相手のサジ加減次第でどうにでもなる問題とか、もうこちらにボールがない状態の場合、悩むだけ無駄。
そんなことに貴重な時間を使っちゃいけない。なぜなら他にやるべきことがあるから。
- 解決するためには何が必要か考える（何をどうすれば解決するのか）
- 問題を自分で解決できる大きさに細かく別けてみる（問題を因数分解してみる）
- 解決に必要な項目を可能な限り数値化・具体化する（何回、いつまで、どうやって、どのレベルまで）
さらにもう一つ、「ORの呪縛」と「ANDの解決」というスキルを紹介しよう。
例えば、あなたが課長だったとしよう。部長からあなたの課だけ部下の残業が多いのでなんとかしろ！と言われる。
そこであなたは考える。
これがORの呪縛。AかBのどちらか！！と思い込んでしまう。
対して、人も増やさず仕事も減らさずに残業を減らす方法を新たに考えること、これがANDの解決である。AでもなくBでもない、Cを生み出して解決するのだ。
部下の業務を整理整頓、優先順位をみんなで共有し、重要ではない業務は外注も検討する。さらにそれぞれの苦手なこと、得意なことを共有し、助け合うことで業務の効率化が高まれば残業しないで済むはず。
この「ORの呪縛」と「ANDの解決」は仕事に限らず、人生においても重要な思考プロセスなのでぜひ押さえておこう。
まとめ
ちなみに私は、仕事はもちろんプライベートでも緊急度が低くて重要度も低いことはやらないようにしている。誰かに頼むか、放置のどちらか。なるべく忘れるようにしている。
そもそも緊急度や重要度は主観に委ねられるものだが、そこは主観の判断で問題ない。一般的にどうか？ということを考えてしまうと、とっちらかるのが目に見えているから。
かつての私は自分でやった方が早い、という謎の思い込みで何でもかんでも自分でやっていた。しかし、それでは立ちいかないことを思い知ってからは徹底的にやらないようにしている。
そういう習慣を作ってしまえば、忙しくてパンパンになることも少なくなっていく。
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